Oplossingen voor Zaalverhuurders — Van Frustratie naar Flow
Herkenbaar? Spreadsheets die niet kloppen, contracten die zoek raken, facturen die te laat gaan. Venuviax lost het op — allemaal vanuit één systeem.
Van frustratie naar flow
Elke functie in Venuviax is gebouwd om een concreet probleem op te lossen
U start uw dag zonder overzicht
Boekingen staan in een agenda, facturen in Excel, klantgegevens in e-mails. U weet niet precies wat er vandaag speelt, welke betalingen openstaan of welke contracten nog niet getekend zijn.
Eén dashboard met alles wat telt
Het startdashboard toont realtime KPI's, openstaande aanbetalingen, ongetekende contracten, komende boekingen en omzetoverzichten. Met één klik stuurt u een herinnering of opent u een boeking.
- Visueel overzicht van uw belangrijkste cijfers
- Directe acties vanuit het dashboard
- Slimme klantherkenning en bezettingsoverzicht
Dubbele boekingen en miscommunicatie
Zonder centraal systeem komt het voor dat dezelfde zaal twee keer wordt geboekt. Of dat een collega niet weet dat een datum al bezet is. Het gevolg: klachten, stress en gederfde inkomsten.
Beschikbaarheidskalender met slimme boekingsflow
De interactieve kalender toont per zaal welke dagen vrij, bezet of afgerond zijn — met duidelijke kleurcodering. Een begeleide boekingsflow controleert automatisch beschikbaarheid, berekent aanbetalingen en genereert documenten in één stap.
- Duidelijke kleurcodering per status
- Direct starten met boeken vanuit de kalender
- Automatische bevestiging naar de klant
Facturen raken zoek, betalingen lopen achter
Handmatig facturen maken kost tijd en is foutgevoelig. U mist overzicht over wie betaald heeft, welke aanbetalingen openstaan en hoe uw BTW-positie eruitziet.
Finance-cockpit met automatische facturatie
Facturen worden automatisch aangemaakt bij een boeking — compleet met uw logo en professionele layout. Verstuur ze met één klik en laat het systeem automatisch herinneringen sturen bij achterstallige betalingen.
- Overzichtelijke betaalstatussen per factuur
- Slimme foutdetectie en controles
- Realtime financieel overzicht
Contracten printen, opsturen, wachten...
Het klassieke proces: contract uitprinten, per post versturen, wachten op retour. Weken later pas een handtekening — als het contract niet al kwijt is.
Digitaal ondertekenen in minuten
Contracten worden automatisch gegenereerd bij elke boeking. Uw klant ontvangt een e-mail, verifieert zich en tekent direct op mobiel of tablet. U ziet de status live in uw dashboard — met volledige juridische vastlegging.
- Veilige identiteitsverificatie
- Juridisch geldige audit-trail
- Automatische herinneringen bij ontbrekende handtekeningen
Personeel plannen via WhatsApp en notities
Roosters worden per app gedeeld, verlofaanvragen via e-mail en uren op papier bijgehouden. Niemand heeft echt overzicht — en fouten zijn onvermijdelijk.
Compleet personeelsbeheer met eigen portaal
Medewerkers krijgen een eigen omgeving. Daar zien ze hun rooster, registreren ze uren, dienen ze verlof aan en bekijken ze hun boekingen. U beheert alles centraal met goedkeuringsflows en automatische meldingen.
- Rooster- en beschikbaarheidsbeheer
- Verlofaanvragen met goedkeuring en commentaar
- Automatisch inzicht in personeelskosten per event
Eventplanning verloopt chaotisch en ongestructureerd
De klant stuurt wensen per e-mail, leveranciersgegevens staan in losse documenten en het programma wordt in Word bijgehouden. Op de dag zelf mist u overzicht: wie komt wanneer, wat moet er klaarstaan en welke leverancier is bevestigd?
Interactief draaiboek met klantenportaal
Stel per boeking een visuele tijdlijn samen. Nodig uw klant uit via een beveiligde link — zij vullen zelf activiteiten, leveranciers en een vragenlijst in. Na indiening beoordeelt u alles in een gestructureerd goedkeuringsproces en genereert u met één klik een professioneel PDF-draaiboek.
- Visuele tijdlijn met tijden en ruimtes
- Beveiligde klanttoegang zonder wachtwoord
- Leveranciersbeheer met statusoverzicht
- Vragenlijst, templates en PDF-export
Klantkennis verdwijnt bij wisseling van collega's
Wie was die VIP-klant ook alweer? Welke zaal had hij vorig jaar? Klantinformatie zit in de hoofden van medewerkers — en verdwijnt als zij er niet zijn.
360° CRM met volledige historie
Elk klantprofiel toont de volledige boekingsgeschiedenis, laatst gebruikte zaal, contactgegevens en bijzondere momenten. Snelle communicatiemogelijkheden vanuit het systeem zorgen voor directe opvolging. Slimme bescherming voorkomt dat actieve klantrelaties verloren gaan.
- Snel zoeken op alle klantgegevens
- Herkenning van bijzondere momenten
- Direct communiceren vanuit het klantprofiel
Marketing kost teveel tijd en levert te weinig op
Flyers laten ontwerpen is duur, bulkmails versturen is ingewikkeld en u weet niet welke klanten het beste benaderd kunnen worden.
Ingebouwde marketing met kaartenmaker
Segmenteer klanten en verstuur gepersonaliseerde mailings met automatische naamvervanging. De unieke kaartenmaker genereert printklare flyers in uw huisstijl — met één klik, inclusief zaalprijzen en pakketten.
- Automatisch gepersonaliseerde e-mails
- Inzicht in verzendresultaten
- Live preview en meerdere kleurthema's in de kaartenmaker
Meer dan alleen probleemoplossing
Venuviax biedt voordelen die u pas ontdekt als u ermee werkt
Altijd en overal toegang
Venuviax is volledig responsive. Beheer boekingen, bekijk facturen en stuur herinneringen vanaf uw mobiel — op locatie of onderweg.
Slimme pakketten
Stel arrangementen samen met de pakketwizard. Flexibele prijsmodellen — inclusief externe diensten en automatische berekeningen.
Veiligheid op elk niveau
Van tweefactorauthenticatie en fijnmazige rechten tot audit-trails. Uw data is veilig, en u bepaalt precies wie wat mag zien.
Kasgeld onder controle
Houd uw kas bij met stortingen, opnames en transactiehistorie. Collega's worden automatisch geïnformeerd bij elke mutatie.
Proactieve notificaties
Ontvang meldingen bij betalingen, boekingswijzigingen en meer. Prioriteiten zorgen dat het belangrijkste boven drijft.
Ingebouwd ticketsysteem
Meld problemen of wensen rechtstreeks vanuit Venuviax. Categorieën, prioriteiten en een berichtenthread — alles op één plek.
Zo werkt het in de praktijk
Van eerste contact tot afronding — alles in vier stappen
Klant neemt contact op
U legt de klant vast in het CRM. Bestaande klant? Dan zijn alle gegevens al ingevuld.
Boeking aanmaken
De wizard leidt u door zaal, datum, pakket, aanbetaling en diensten. Factuur en contract worden automatisch gegenereerd.
Klant tekent & betaalt
Uw klant ontvangt een ondertekeningslink en factuur per e-mail. U volgt de status live in uw dashboard.
Draaiboek & event
Stel het draaiboek samen, laat uw klant invullen via het portaal, keur het goed en rond alles financieel af.
Herkenbaar? Dan is Venuviax voor u gebouwd.
Vraag een gratis demo aan en ontdek hoe Venuviax uw dagelijkse uitdagingen oplost. Binnen 10 werkdagen operationeel.